Was ist PROVE? Aufgabenkritik nach Maß

PROVE ist eine wissenschaftlich abgesicherte und praxisbewährte Methode zur systematischen und stufenweisen Erfassung, Analyse und Bewertung von öffentlichen Aufgaben zwecks Erschließung von Modernisierungspotenzialen.

Mittels PROVE werden öffentliche Aufgaben durch (teil-)standardisierte Fragen so bewertet, dass strukturierte Handlungsempfehlungen unter Berücksichtigung von Machbarkeitsüberlegungen abgeleitet werden können. Gleichfalls kann PROVE Modernisierungsprojekten in unterschiedlichen Anwendungsbereichen, z.B. eAkte, Dokumentenmanagement oder neue Formen der Kooperation, vorangestellt werden, um zu verhindern, bürokratisch geprägte Abläufe „einfach nur“ zu digitalisieren.

Von der Aufgabenkritik zu Lösungsansätzen Dabei unterstützt PROVE

Als strategisch angeleitete Vorgehensweise unterstützt PROVE Behörden, entsprechende Modernisierungspotenziale zu heben. Dabei verbindet die Methode inhaltlich-theoretisch klassische Ansätze der Aufgabenkritik (Zweck- und Vollzugskritik) mit Ansätzen der Neugestaltung von Organisation, Leistungserbringung und Geschäftsprozessen mit und ohne IT.

Konkret unterstützt PROVE demnach bei folgenden Schritten:

Kritische Untersuchung

Mit unserer Methode können Aufgaben und Arbeitsabläufe eigenständig, dezentral und systematisch geprüft werden, um Verbesserungsprozesse kontinuierlich am Laufen zu halten.
Fokus finden

Die kritische Untersuchung mit PROVE ermöglicht es außerdem, sinnvolle Schwerpunkte zu setzen.
Optimierungspotentiale

Die aufgabenkritische Untersuchung hilft dabei, Optimierungspotentiale zu identifizieren.
Lösungen entwickeln

Nachdem Aufgaben untersucht, Schwerpunkte gesetzt und Optimierungspotentiale identifiziert sind, unterstützt PROVE auch dabei, eigenverantwortlich Lösungen zu entwickeln und umzusetzen. Damit Potential nicht vergeudet wird.

Aufgabenkritik? Was bedeutet das genau? Das Ziel von PROVE

Besonders ist dabei der Ansatz der Aufgabenkritik, welche auf Zweckkritik („Ist das Ziel der Aufgabe noch aktuell?“), Vollzugskritik („Ist die Art und Weise der Aufgabenerledigung effizient und dem Ziel angemessen gestaltet?“) und der Wirkungskritik („Wird das Ziel der Leistung erfüllt oder würde eine andere Art der Erledigung mehr Wirkung entfalten?“) fußt.

Das Ziel ist es, mithilfe des strukturierten Vorgehens:

Ressourcen in Zukunft an den richtigen Stellen einzusetzen
weniger Ballast und dafür mehr Wirkung zu haben
den Blick auf das Wesentliche zu fokussieren
eine leistungsstarke Verwaltung zu schaffen

Die mit dem Tool abgeleiteten Empfehlungen und Erkenntnisse basieren auf einem formalisierten Vorgehen, das eine algorithmische Auswertung zulässt: Sie sind dabei jedoch als Entscheidungsunterstützung zu begreifen. Eine reflektierte Einschätzung der Fachschaft ist deshalb nicht zu ersetzen.

PROVE auf einen Blick

Test

Freistaat Sachsen

Im Freistaat Sachsen steht sax.improve seit Januar 2026 allen Behörden und Einrichtungen auf Landesebene zur Verfügung, um Verwaltungstransformation nicht nur Top-Down, sondern auch aus der Fachpraxis heraus zu ermöglichen und Aufgabenkritik als dauerhaften und kontinuierlichen Prozess zu etablieren. Der Einsatz des Tools wird dabei durch Arbeitshilfen wie Video-Tutorials, Anleitungen und Best-Practice-Beispiele ergänzt sowie von Multiplikatorinnen und Multiplikatoren in den Behörden vor Ort unterstützt. Mit dem Instrument sollen Fach- und Führungskräfte aller Fachbereiche dazu befähigt werden, ihre Aufgaben und Arbeitsabläufe eigenständig, systematisch, methodisch fundiert und zielgerichtet zu überprüfen und daraus konkrete Verbesserungsmaßnahmen abzuleiten – auch ohne vertiefte Organisationskompetenz. Das Ziel besteht darin, Veränderungspotenziale dort zu erschließen, wo sie im Verwaltungshandeln tatsächlich entstehen: in Aufgaben, Prozessen und Routinen der Fachpraxis. Darüber hinaus soll Organisationsentwicklung von spezialisierten Einheiten in die Fläche der Verwaltung getragen werden. Die Beschäftigten werden als zentrale Wissensträger aktiv in den Prozess eingebunden. Sie analysieren Probleme, bewerten Optimierungspotenziale differenziert und entwickeln Lösungen (mit). Führungskräfte sind in diesem Prozess die zentralen Ermöglicher und Entscheider. Damit werden alle Bediensteten im Freistaat unabhängig von ihrer Funktion und Behörde zu wesentlichen Gestaltern des Wandels, was wiederum auch einen kulturellen Wandel im Freistaat forciert.

Freistaat Sachsen

Im Freistaat Sachsen steht sax.improve seit Januar 2026 allen Behörden und Einrichtungen auf Landesebene zur Verfügung, um Verwaltungstransformation nicht nur Top-Down, sondern auch aus der Fachpraxis heraus zu ermöglichen und Aufgabenkritik als dauerhaften und kontinuierlichen Prozess zu etablieren. Der Einsatz des Tools wird dabei durch Arbeitshilfen wie Video-Tutorials, Anleitungen und Best-Practice-Beispiele ergänzt sowie von Multiplikatorinnen und Multiplikatoren in den Behörden vor Ort unterstützt. Mit dem Instrument sollen Fach- und Führungskräfte aller Fachbereiche dazu befähigt werden, ihre Aufgaben und Arbeitsabläufe eigenständig, systematisch, methodisch fundiert und zielgerichtet zu überprüfen und daraus konkrete Verbesserungsmaßnahmen abzuleiten – auch ohne vertiefte Organisationskompetenz. Das Ziel besteht darin, Veränderungspotenziale dort zu erschließen, wo sie im Verwaltungshandeln tatsächlich entstehen: in Aufgaben, Prozessen und Routinen der Fachpraxis. Darüber hinaus soll Organisationsentwicklung von spezialisierten Einheiten in die Fläche der Verwaltung getragen werden. Die Beschäftigten werden als zentrale Wissensträger aktiv in den Prozess eingebunden. Sie analysieren Probleme, bewerten Optimierungspotenziale differenziert und entwickeln Lösungen (mit). Führungskräfte sind in diesem Prozess die zentralen Ermöglicher und Entscheider. Damit werden alle Bediensteten im Freistaat unabhängig von ihrer Funktion und Behörde zu wesentlichen Gestaltern des Wandels, was wiederum auch einen kulturellen Wandel im Freistaat forciert.

Freistaat Sachsen

Im Freistaat Sachsen steht sax.improve seit Januar 2026 allen Behörden und Einrichtungen auf Landesebene zur Verfügung, um Verwaltungstransformation nicht nur Top-Down, sondern auch aus der Fachpraxis heraus zu ermöglichen und Aufgabenkritik als dauerhaften und kontinuierlichen Prozess zu etablieren. Der Einsatz des Tools wird dabei durch Arbeitshilfen wie Video-Tutorials, Anleitungen und Best-Practice-Beispiele ergänzt sowie von Multiplikatorinnen und Multiplikatoren in den Behörden vor Ort unterstützt. Mit dem Instrument sollen Fach- und Führungskräfte aller Fachbereiche dazu befähigt werden, ihre Aufgaben und Arbeitsabläufe eigenständig, systematisch, methodisch fundiert und zielgerichtet zu überprüfen und daraus konkrete Verbesserungsmaßnahmen abzuleiten – auch ohne vertiefte Organisationskompetenz. Das Ziel besteht darin, Veränderungspotenziale dort zu erschließen, wo sie im Verwaltungshandeln tatsächlich entstehen: in Aufgaben, Prozessen und Routinen der Fachpraxis. Darüber hinaus soll Organisationsentwicklung von spezialisierten Einheiten in die Fläche der Verwaltung getragen werden. Die Beschäftigten werden als zentrale Wissensträger aktiv in den Prozess eingebunden. Sie analysieren Probleme, bewerten Optimierungspotenziale differenziert und entwickeln Lösungen (mit). Führungskräfte sind in diesem Prozess die zentralen Ermöglicher und Entscheider. Damit werden alle Bediensteten im Freistaat unabhängig von ihrer Funktion und Behörde zu wesentlichen Gestaltern des Wandels, was wiederum auch einen kulturellen Wandel im Freistaat forciert.

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Annika Albrecht-Köhler

Kundenberaterin

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