Prüfen. Sichern. Entlasten. Was ist PROVE?

PROVE ist eine wissenschaftlich fundierte und praxiserprobte Methode zur systematischen Aufgabenkritik im öffentlichen Sektor. Das webbasierte Tool unterstützt Verwaltungen dabei, öffentliche Aufgaben stufenweise zu erfassen, zu analysieren und zu bewerten. Im Mittelpunkt steht die Frage, welche Aufgaben weiterhin notwendig sind, in welcher Tiefe sie erfüllt werden müssen und wo Modernisierungs-, Entlastungs- und Wirkungspotenziale entstehen.

Dafür führt PROVE Teams durch teilstandardisierte Fragen zu Zweck, Vollzug und Wirkung einer Aufgabe. Aus den Antworten werden strukturierte Handlungsempfehlungen abgeleitet, die Machbarkeit, Priorisierung und Umsetzungsperspektiven berücksichtigen.

PROVE kann Modernisierungsvorhaben wie eAkte, Dokumentenmanagement, Prozessoptimierung, Digitalisierung oder neue Formen der Zusammenarbeit sinnvoll vorbereiten. So wird verhindert, dass bürokratisch geprägte Abläufe lediglich digital fortgeschrieben werden.

Vom Check zur Empfehlung Wobei unterstützt PROVE?

PROVE übersetzt Aufgabenkritik in einen strukturierten, teamorientierten Analyseprozess. So können Verwaltungen Aufgaben und Arbeitsabläufe eigenständig, dezentral und systematisch prüfen, Schwerpunkte setzen, Optimierungspotenziale erkennen und daraus eigene Lösungsansätze entwickeln.

Konkret unterstützt PROVE demnach bei folgenden Schritten:

Aufgabe prüfen

PROVE macht sichtbar, welchen Zweck eine Aufgabe erfüllt, worauf sie beruht und ob sie in ihrer heutigen Form noch sinnvoll zugeschnitten ist.

Handlungsdruck bewerten

PROVE ordnet ein, bei welchen Aufgaben Aufwand, Belastung, Risiken, Nutzen oder strategische Bedeutung besonders hoch sind.

Wirkhebel erkennen

PROVE zeigt, wo Aufgaben vereinfacht, priorisiert, gebündelt, digital unterstützt oder mit weniger Aufwand erledigt werden können.

Gemeinsam entscheiden

PROVE übersetzt die Analyse in konkrete Handlungskorridore und schafft eine belastbare Grundlage für Teamdiskussionen und Entscheidungen.

Zweck, Aufwand, Wirkung Was bedeutet Aufgabenkritik mit PROVE?

Aufgabenkritik mit PROVE bedeutet, öffentliche Aufgaben nicht nur effizienter zu organisieren, sondern zuerst kritisch zu prüfen.

Dabei verbindet PROVE drei Perspektiven:

• Zweckkritik: Ist das Ziel der Aufgabe noch aktuell und notwendig?

• Vollzugskritik: Ist die Art und Weise der Aufgabenerledigung angemessen, effizient und praktikabel?

• Wirkungskritik: Wird mit der Aufgabe die gewünschte Wirkung erreicht – oder könnte eine andere Form der Erledigung mehr Wirkung entfalten?

Ziel ist es, Ressourcen gezielter einzusetzen, Ballast zu reduzieren, den Blick auf das Wesentliche zu richten und die Leistungsfähigkeit der Verwaltung zu stärken.

Unsere Kurzvorstellung bietet Ihnen eine erste Handreichung zu PROVE. Sie bündelt die grundlegenden Informationen zu Ansatz, Funktionsweise und Einsatzmöglichkeiten des Tools. Sie können dieses Dokument nutzen, um PROVE in Ihrer Organisation vorzustellen und gemeinsam zu prüfen, ob der Ansatz bei einer strukturierten Aufgabenkritik unterstützen kann.

Laden Sie die Kurzübersicht herunter und nutzen Sie sie als Grundlage für die interne Auseinandersetzung mit PROVE. Bei Fragen oder Interesse an einem ersten Austausch melden Sie sich gerne bei uns.

Sie möchten mehr über PROVE erfahren? Wir freuen uns über Ihre Anfrage!

Annika Albrecht-Köhler

Kundenberaterin

Annika Albrecht-Köhler ist Ihre Ansprechpartnerin für alle Fragen rund um MODULO sowie unsere weiteren Produkte LIMO, PRIMO und PROVE. Sie steht Ihnen per E-Mail und Telefon gern beratend zur Seite.

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