FAQ Antworten auf häufig gestellte Fragen

Eine Auswahl unserer Kunden finden Sie hier.

Die SHI-Produkte richtet sich an Nichtexperten. Alle Mitarbeitenden können ohne lange Einarbeitungen mit den Tools arbeiten.

Nein, alle Produkte und Erweiterungen können auch einzeln erworben werden.

Sie können für SHI-Digital und die SHI-App Lizenzen erwerben. Für den SHI-Koffer fallen einmalge Anschaffungskosten an.

Ja. Modulo wird für das Modellieren mit FIM-kompatiblen Referenzmodellen und Limo für FIM-kompatible Referenzdatenschemata genutzt.

PROVE ist ein webbasiertes Tool, das Nutzerinnen und Nutzer anhand eines strukturierten Fragenkatalogs durch eine aufgabenkritische Prüfung führt.
Im Mittelpunkt steht nicht der einzelne Prozess, sondern die Aufgabe selbst: Wozu dient sie? Worauf beruht sie? Muss sie weiterhin erfüllt werden? In welcher Tiefe ist sie notwendig? Und wo bestehen Entlastungs-, Vereinfachungs- oder Wirkungspotenziale?
Die Auswertung erfolgt automatisiert im Anschluss an die Bearbeitung. Für die Nutzung von PROVE ist keine IT-Expertise erforderlich.

PROVE wird webbasiert über den Browser genutzt. Eine Installation auf einem Endgerät ist nicht notwendig. Das bedeutet: Browser öffnen, anmelden und loslegen. Eine separate Desktop-Anwendung oder App ist nicht erforderlich.

PROVE eignet sich für Behörden, öffentliche Einrichtungen und verwaltungsnahe Organisationen, die ihre Aufgaben kritisch hinterfragen und die eigene Aufgabenerledigung systematisch überprüfen möchten.
Besonders sinnvoll ist PROVE, wenn geklärt werden soll, welche Aufgaben notwendig sind, in welcher Tiefe sie erfüllt werden müssen und wo Entlastungs-, Vereinfachungs- oder Wirkungspotenziale entstehen.
PROVE kann auch vor Modernisierungsvorhaben eingesetzt werden – etwa vor der Einführung neuer IT-Anwendungen, E-Akten, Dokumentenmanagementsysteme oder neuer Formen der Zusammenarbeit. So wird vermieden, dass bestehende Aufgaben und Routinen ungeprüft in neue Strukturen oder Systeme übertragen werden.

Für den Einstieg eignen sich Aufgaben, bei denen ein spürbarer Veränderungsdruck besteht oder bei denen Aufwand, Abstimmungsbedarf, Belastung, Nutzen oder strategische Bedeutung besonders relevant erscheinen.
Hilfreich ist es, zunächst eine Aufgabe auszuwählen, die fachlich gut beschrieben werden kann und bei der ausreichend Wissen über Zweck, Grundlage, Aufwand und Erledigungspraxis vorhanden ist.
Die Aufgabe sollte weder zu kleinteilig noch zu breit zugeschnitten sein. Bei sehr großen Aufgaben kann es sinnvoll sein, zunächst mit einem abgrenzbaren Aufgabenbereich oder Aufgabenbündel zu beginnen.

PROVE kann grundsätzlich eigenständig genutzt werden. Besonders aussagekräftig wird die Analyse, wenn Personen beteiligt sind, die die Aufgabe aus unterschiedlichen Perspektiven kennen.
Dazu können Fachverantwortliche, Mitarbeitende aus der Aufgabenerledigung, Organisationsbereiche, Digitalisierungs- oder Steuerungseinheiten sowie Führungskräfte gehören.
Die Bearbeitung im Team hilft, Einschätzungen zu validieren, unterschiedliche Sichtweisen sichtbar zu machen und die späteren Empfehlungen besser einzuordnen.

Nein. PROVE ist kein klassisches Tool zur Prozessoptimierung.
PROVE setzt früher an: bei der Aufgabe selbst. Das Tool unterstützt dabei, Zweck, Grundlage, Notwendigkeit, Bearbeitungstiefe, Aufwand und Wirkung einer Aufgabe kritisch zu prüfen.
Prozessfragen können sich aus den Ergebnissen anschließen. Wenn deutlich wird, dass eine Aufgabe weiterhin notwendig ist, aber anders, einfacher oder besser organisiert werden sollte, kann eine vertiefende Prozessdiskussion folgen. Dafür eignet sich insbesondere MODULO.

PROVE unterstützt bei der Aufgabenkritik. Es hilft zu prüfen, ob eine Aufgabe notwendig ist, welchen Zweck sie erfüllt, in welcher Tiefe sie wahrgenommen werden sollte und welche Handlungskorridore sich daraus ergeben.
MODULO setzt anschließend stärker bei der Prozessbetrachtung an. Es kann genutzt werden, wenn Abläufe, Schnittstellen, Rollen oder konkrete Prozessschritte genauer analysiert und gestaltet werden sollen.
Kurz gesagt: PROVE klärt, ob und in welcher Tiefe eine Aufgabe wahrgenommen werden sollte. MODULO unterstützt dabei, wie eine Aufgabe praktisch organisiert und umgesetzt werden kann.

Am Ende erhalten die Nutzerinnen und Nutzer einen strukturierten Ergebnisbefund mit nachvollziehbaren Empfehlungen.
Diese Empfehlungen weisen auf mögliche Handlungskorridore hin – zum Beispiel Aufgaben zu priorisieren, Bearbeitungstiefen zu überprüfen, Teilaufgaben kritisch zu betrachten, Zuständigkeiten zu klären, Aufgaben zu bündeln, digitale Unterstützung zu prüfen oder Handlungsgrundlagen anzupassen.
Die Ergebnisse dienen als Grundlage für Teamdiskussionen, Priorisierungen und weitere Entscheidungen in der Organisation. Sie sind keine automatische Entscheidung, sondern eine strukturierte Entscheidungsunterstützung.

Nein. PROVE ist eine Entscheidungsunterstützung.
Das Tool strukturiert die aufgabenkritische Prüfung, macht Handlungsbedarfe sichtbar und leitet nachvollziehbare Empfehlungen ab. Die fachliche Bewertung, Priorisierung und Entscheidung bleiben bei der jeweiligen Organisation.

PROVE ersetzt keine politische, rechtliche oder organisatorische Entscheidung.
Das Tool kann Hinweise auf Handlungsbedarfe und mögliche Veränderungsrichtungen geben. Ob und wie Empfehlungen umgesetzt werden, muss durch die jeweilige Organisation geprüft, bewertet und entschieden werden.
PROVE ersetzt auch keine vertiefte Rechtsprüfung, keine Personalbemessung und keine detaillierte Prozessmodellierung. Solche Schritte können sich aber aus der Analyse ergeben und im Anschluss gezielt vertieft werden.

Nicht jede Frage muss von Anfang an abschließend beantwortet werden. Gerade bei der ersten Bearbeitung kann es vorkommen, dass Informationen fehlen oder Einschätzungen noch nicht eindeutig sind.
Wichtig ist, die vorhandenen Einschätzungen nachvollziehbar zu dokumentieren. Offene Punkte können sichtbar gemacht und später in der Organisation weiter geklärt werden.
Je klarer und begründeter die Antworten ausfallen, desto aussagekräftiger ist der Ergebnisbefund.

Ja. PROVE ist standardisiert aufgebaut, kann aber an die jeweiligen Bedarfe von Behörden, Einrichtungen und verwaltungsnahen Organisationen angepasst werden.
Gerne prüfen wir gemeinsam mit Ihnen, welche Anpassungen für Ihre Organisation sinnvoll sind – etwa mit Blick auf spezifische Aufgabenbereiche, interne Begrifflichkeiten, besondere Rahmenbedingungen oder gewünschte Auswertungsschwerpunkte.
PROVE ist dabei nicht als starres Instrument angelegt. Wir entwickeln den Ansatz gerne gemeinsam mit Anwenderinnen und Anwendern weiter, wenn sich aus der Praxis neue Anforderungen ergeben. So bleibt der standardisierte Kern erhalten, während zugleich individuelle Bedarfe berücksichtigt werden können.

PROVE wurde für den öffentlichen Sektor entwickelt und ist besonders auf die Anforderungen von Verwaltungen, Behörden und öffentlichen Einrichtungen ausgerichtet.
Der Einsatz kann auch für verwaltungsnahe Organisationen sinnvoll sein, wenn dort Aufgaben mit öffentlichem Auftrag, regulierten Verfahren oder besonderem Gemeinwohlbezug geprüft werden sollen.
Für rein privatwirtschaftliche Prozessoptimierung ist PROVE nicht primär konzipiert.

Ja. Die Entwicklung von PROVE beruht auf wissenschaftlichen Erkenntnissen und praktischen Erfahrungen aus dem öffentlichen Sektor.
Der Ansatz verbindet klassische Aufgabenkritik – insbesondere Zweck- und Vollzugskritik – mit Fragen der Wirkung, Organisation und Leistungserbringung. Damit verbindet PROVE wissenschaftliche Fundierung mit einer praxistauglichen Anwendung für Verwaltungen.

Der Zeitbedarf hängt vom Zuschnitt der betrachteten Aufgabe, dem Detaillierungsgrad der Bearbeitung und dem Abstimmungsbedarf im Team ab.
Für den ersten Durchgang sollte ausreichend Zeit eingeplant werden, da sich die Nutzerinnen und Nutzer zunächst mit der Logik des Tools und den Fragen auseinandersetzen müssen. Für die Prüfung einer Aufgabe sind etwa 90 bis 120 Minuten ein realistischer Orientierungswert.
Bei weiteren Aufgaben wird die Bearbeitung in der Regel schneller, weil Vorgehen, Begriffe und Bewertungslogik bereits vertrauter sind. Mindestens 60 Minuten sollten jedoch auch dann eingeplant werden, um die Fragen sorgfältig zu beantworten und die Ergebnisse belastbar nutzen zu können.

Nein. PROVE liefert automatisiert einen Ergebnisbefund mit Empfehlungen und kann eigenständig genutzt werden.
Eine Nachbesprechung mit dem SHI ist nicht zwingend erforderlich. Sie kann aber sinnvoll sein, wenn Ergebnisse eingeordnet, Empfehlungen priorisiert oder nächste Schritte vorbereitet werden sollen.
Wenn sich aus der Aufgabenkritik vertiefende Prozessfragen ergeben, kann daran eine Prozessbetrachtung anschließen – zum Beispiel mit MODULO.

Für die Nutzung von PROVE müssen keine personenbezogenen Daten eingegeben werden. Betrachtet werden Aufgaben, Grundlagen, Aufwand, Wirkung und mögliche Handlungskorridore.
Zugriff auf Bearbeitung und Ergebnisse hat nur die jeweilige Organisation. Eine Weitergabe erfolgt nicht automatisch, sondern nur, wenn die nutzende Person beziehungsweise Organisation die Ergebnisse oder beantworteten Fragen aktiv teilt.
Damit bleibt PROVE eine interne Entscheidungsunterstützung für die aufgabenkritische Auseinandersetzung innerhalb der Organisation.