10. März 2026 Digitaler Staat 2026: Gedanken, Auswertungen und Fazit

Auf dem Kongress Digitaler Staat 2026 wurde erneut deutlich: Die Herausforderungen der Verwaltungsdigitalisierung sind längst bekannt. Stefanie Köhl reflektiert zentrale Diskussionen zu Digitalisierung der Verwaltung, KI in der öffentlichen Verwaltung und der Frage, warum digitale Transformation selten an Technologie, sondern meist an Strukturen scheitert.

Digitale Verwaltung scheitert (weiterhin) selten an Technologie – sondern an Strukturen

Reflexionen vom Kongress Digitaler Staat 2026

Der Kongress Digitaler Staat gehört inzwischen zu den festen Terminen in meinem Kalender. Auch in diesem Jahr waren wir wieder mit einem kleinen Stand vertreten – zum vierten Mal in Folge. Und wie so oft nach zwei Tagen voller Panels, Gespräche und Begegnungen bleibt ein leicht ambivalentes Gefühl zurück. Einerseits viele spannende Impulse und interessante Diskussionen. Andererseits auch ein gewisses Déjà-vu. Denn viele der Themen, die wir dort diskutieren – fragmentierte IT-Strukturen, fehlende Skalierung digitaler Lösungen, komplexe Regulierung oder Kompetenzfragen – begleiten uns seit Jahren.

Manchmal fühlt es sich tatsächlich so an, als würden wir jedes Jahr wieder über dieselben Probleme sprechen. Das kann frustrierend sein. Aber es gehört auch dazu. Wer sich mit Verwaltungsmodernisierung beschäftigt, braucht vermutlich eine gewisse Frustrationstoleranz – und gleichzeitig den langen Atem, den solche Transformationsprozesse erfordern.

„Nach vielen Jahren in der Debatte um Verwaltungsdigitalisierung stellt sich auf solchen Kongressen manchmal ein Gefühl von Déjà-vu ein. Themen sind bekannt – und doch lohnt sich die Diskussion jedes Mal wieder.“

Bevor wir in den inhaltlichen Teil eintauchen: Kleiner Stand – viel Vorbereitung 

Jedes Jahr aufs Neue ist die Kongressplanung ein aufregendes Unterfangen. Ein kleiner Stand wirkt von außen oft ziemlich überschaubar. Die Vorbereitung dahinter ist es allerdings nicht. Umso schöner ist es, wenn der Plan aufgeht und unser Team eine spannende Mischung aus Zeit am Stand und in Fachforen mitnehmen kann.

In den vergangenen beiden Jahren lag der Fokus unseres Standes stark auf unserem Prozessdiskussionswerkzeug MODULO. Dieses Jahr haben wir bewusst einen anderen Ansatz gewählt und die gesamte thematische Breite unserer Arbeit gezeigt: Forschung, Entwicklung und Beratung. Das hat sich auch in den Gesprächen am Stand widergespiegelt. Die Themen waren entsprechend vielfältig – von Fragen zur Verwaltungsmodernisierung über Datenstrategien bis hin zum Einsatz von KI in Verwaltungsprozessen.

Digitaler Staat: Ein Kongress mit einem spürbaren „Einfach-machen“-Vibe

Ein Eindruck zog sich durch viele Diskussionen des Kongresses: der Wunsch nach mehr Pragmatismus in der Verwaltungsdigitalisierung. Ein gutes Beispiel dafür war ein Side Event zur digitalen Verwaltung in Estland. Dort ging es um die Architektur von E-Estonia, insbesondere um die Dateninfrastruktur X-Road. Was dabei auffällt: Die Architektur wirkt erstaunlich pragmatisch – vor allem im Vergleich zu den teilweise sehr komplexen Herausforderungen, mit denen wir in Deutschland beim Datenaustausch zwischen Verwaltung, Bürgern und Unternehmen kämpfen.

Der Tenor der Diskussion war entsprechend klar: mehr konkrete Anwendungsfälle, mehr Umsetzung, weniger Grundsatzdebatten. Ganz nebenbei habe ich mein erstes estnisches Wort gelernt: „Tiigrihüppe“– der „Tigersprung“, mit dem Estland seine Digitalisierungspolitik beschreibt. Manchmal hat man allerdings den Eindruck, dass wir in Deutschland eher über Tigersprünge sprechen, als sie tatsächlich zu machen.

Wichtig ist es jedoch, solche Vergleiche nicht überzustrapazieren. Deutschland und Estland unterscheiden sich erheblich – in Größe, Staatsaufbau und rechtlichen Rahmenbedingungen. Ein einfaches „Warum machen wir es nicht wie Estland?“ greift deshalb zu kurz. Trotzdem lohnt sich der Blick auf den architektonischen Ansatz. Was Estland früh verstanden hat, ist, dass eine digitale Verwaltung gemeinsame Infrastrukturen braucht, nicht nur einzelne (Fach)Verfahren.

Oder anders formuliert: Es geht weniger um einzelne Digitalisierungsprojekte, sondern um die Architektur des digitalen Staates. Genau hier berührt die Diskussion auch aktuelle Entwicklungen in Deutschland – etwa die Registermodernisierung. Diese ist ein großer Schritt in Richtung besserer Datennutzung im Staat. Gleichzeitig zeigt sie auch, wie schwierig es ist, bestehende Strukturen weiterzuentwickeln, wenn viele Systeme, Zuständigkeiten und rechtliche Rahmenbedingungen bereits etabliert sind.

Butter bei die Fische: Tiigrihüppe in Deutschland? Nicht ganz so schnell.

Realistisch betrachtet wird niemand die bisher aufgebauten Strukturen einfach wieder einreißen. Als wir beispielsweise mit der Registermodernisierung vor Jahren gestartet sind, war der Kontext ein anderer. Viele Entscheidungen, die damals getroffen wurden, würde man heute vermutlich anders treffen. Doch mal ehrlich: Ist das nicht das Problem? Fortschreibungen führen zu Problemen in der Zukunft, weil keiner sich traut Beschlüsse noch einmal anzufassen. Die technische Entwicklung ist doch schneller als die Beschlussfassung im föderalen Mehrebenensystem. Dennoch sollte es möglich sein diese Entscheidungen regelmäßig zu überprüfen, um einfach flexibel zu bleiben.

Ich persönlich bin durchaus ein Freund davon, Dinge auch einmal grundlegend zu überdenken oder neu aufzusetzen. Gleichzeitig weiß ich aus Erfahrung, dass solche radikalen Neustarts in großen Verwaltungssystemen selten realistisch sind. Die eigentliche Herausforderung liegt deshalb vermutlich woanders. Nicht darin, alles neu zu bauen – sondern darin, bestehende Systeme Schritt für Schritt in eine tragfähige digitale Architektur zu überführen, und zwar in naher Zukunft. Nicht immer warten, bis alle zugestimmt haben. Man kann lernen, Gegenwind auszuhalten.

Forum 18: Digitalisierung beginnt nicht mit Software

Eine der Diskussionen, die für mich besonders interessant war, fand im Forum 18 statt. Dort ging es um ein neues Betriebsmodell für die öffentliche Verwaltung.

Die Ausgangslage ist klar: Demografischer Wandel, steigende Erwartungen an Service und Geschwindigkeit und gleichzeitig begrenzte personelle Ressourcen setzen Verwaltungen zunehmend unter Druck. Digitalisierung wird in diesem Zusammenhang häufig als Lösung präsentiert. Doch die Diskussion machte deutlich, dass Technologie allein nicht ausreicht.

Digitalisierung bleibt häufig im Frontend

Ein Problem, das viele aus der Praxis kennen: Häufig wird vor allem der Zugang zu Verwaltungsleistungen digitalisiert – etwa durch Online-Anträge oder Portale. Die interne Bearbeitung bleibt jedoch häufig unverändert. Das Ergebnis sind Prozesse, bei denen ein Antrag digital gestellt wird, anschließend aber doch wieder ausgedruckt und per Post eingereicht werden soll. Digitalisierung wird damit zu einer Art digitalem Aufsatz auf analoge Strukturen, die Bürokratie wird einfach nur elektronifiziert.

„Digitalisierung wird häufig im Frontend umgesetzt – digitale Anträge, aber weiterhin analoge Bearbeitung. Solange sich Prozesse dahinter nicht ändern, bleibt Digitalisierung oft nur Oberfläche.“

Die grundlegende Frage: Welche Aufgaben braucht der Staat?

Die zentrale These unseres CEO des SHI Stephan Löbel: Wenn wir über Digitalisierung sprechen, sollten wir nicht nur bestehende Prozesse optimieren, sondern auch die staatlichen Aufgaben selbst hinterfragen. Dabei stellen sich grundlegende Fragen: Welche Aufgaben soll der Staat überhaupt wahrnehmen? Welche Wirkung sollen Gesetze erzielen? Und wird diese Wirkung tatsächlich erreicht?

Diese Form der Aufgaben- und Zweckkritik ist im Verwaltungsdiskurs nicht immer populär. Aber ohne sie bleibt Digitalisierung häufig ein technisches Modernisierungsprojekt.

Ein weiterer Aspekt betrifft die zunehmende Komplexität von Regulierung. Wenn Regelwerke immer detaillierter werden, entsteht in der Verwaltung häufig eine Kultur der „Angstsachbearbeitung“: Entscheidungen werden primär danach getroffen, rechtlich möglichst unangreifbar zu sein. Digitalisierung kann solche strukturellen Probleme nicht lösen. Sie kann sie höchstens effizienter machen.

Skalierung bleibt eine der großen Baustellen

Ein Thema, das in mehreren Diskussionen auftauchte, war die Frage der Skalierung digitaler Lösungen. Viele Projekte funktionieren im Pilotbetrieb gut – schaffen es aber nicht, in die Fläche zu kommen. Ein Beispiel dafür war in der Diskussion das Konzept für Register-as-a-Service, bei dem zentrale IT-Infrastrukturen bereitgestellt werden sollen, die von verschiedenen Verwaltungsebenen genutzt werden können.

Ein interessanter Punkt aus der Diskussion war dabei: Rechtliche Anpassungen gehen oft schneller, wenn technische Lösungen bereits existieren. Deshalb sollte Infrastrukturentwicklung nicht erst beginnen, wenn alle rechtlichen Fragen geklärt sind.

Forum 29: KI zwischen Hoffnung, Realität und neuen Strukturfragen

Ein weiteres Highlight für mich war Forum 29, das sich mit der Rolle von Künstlicher Intelligenz in der öffentlichen Verwaltung beschäftigte.

Die Ausgangslage ist bekannt: steigende Erwartungen an Service und Geschwindigkeit treffen auf knappe personelle Ressourcen. In vielen Verwaltungen wachsen gleichzeitig die Fallzahlen und die Komplexität der Verfahren. Vor diesem Hintergrund wird KI häufig als möglicher Produktivitätshebel diskutiert – also als Technologie, die Verwaltung effizienter machen und Mitarbeitende entlasten kann. Gleichzeitig wurde in der Diskussion schnell deutlich: KI ist weder Selbstzweck noch Allheilmittel. Ihr Einsatz wirft eine Reihe grundlegender Fragen auf – etwa zu Infrastruktur, rechtlichen Rahmenbedingungen, Verantwortung, Skalierung und Kompetenzen.

Zum Einstieg wurden zunächst konkrete Praxisbeispiele vorgestellt. Vertreter der Deutschen Rentenversicherung zeigten, wie KI bereits heute bei der automatisierten Bearbeitung von Rentenanträgen eingesetzt wird. Solche Anwendungen verdeutlichen, dass KI durchaus das Potenzial hat, Routinetätigkeiten zu unterstützen und Bearbeitungszeiten zu verkürzen.

Weitere Impulse beschäftigten sich mit der Frage, welche Rolle verwaltungseigene KI-Entwicklungenkünftig spielen können – also Lösungen, die aus der Verwaltung selbst heraus entstehen und stärker auf ihre spezifischen Anforderungen zugeschnitten sind.

Einen eher konzeptionellen Blick brachte schließlich der Impuls zu Agentic AI ein – also zu KI-Systemen, die zukünftig autonom Aufgaben übernehmen können. Solche Entwicklungen eröffnen neue Möglichkeiten, werfen aber gleichzeitig neue Fragen auf: etwa zur Verantwortung, zur Steuerung solcher Systeme und zu den Grenzen automatisierter Entscheidungen im Staat.

Wenn KI komplexe Regulierung ermöglicht

Unser wissenschaftlicher Direktor Prof. Dr. Tino Schuppan brachte einen besonders interessanten Impuls in die Diskussion ein. Seine Beobachtung: Leistungsfähige KI könnte langfristig eine paradoxe Entwicklung auslösen. Wenn komplexe Regelwerke mithilfe von KI leichter bearbeitet werden können, entsteht möglicherweise ein neuer Anreiz, Regulierung immer detaillierter zu gestalten. Steuerung könnte dann noch stärker über komplexe Regelwerke erfolgen – weil ihre praktische Umsetzung technisch unterstützt werden kann. Damit stellt sich eine grundsätzliche Frage für staatliches Handeln:

„Brauchen wir wirklich KI, um immer komplexere Regulierung zu bewältigen – oder sollten wir Regulierung so gestalten, dass sie überhaupt vollziehbar bleibt?“

Diese Perspektive verschiebt die Debatte über KI in der Verwaltung deutlich. Es geht dann nicht mehr nur um Effizienz oder Automatisierung – sondern um die Wechselwirkung zwischen Technologie, Regulierung und staatlicher Steuerung. In gewisser Weise knüpft diese Diskussion auch an eine zentrale Erkenntnis aus Forum 18 an: Digitalisierung macht strukturelle Probleme der Verwaltung häufig erst sichtbar. KI könnte hier sogar eine Art Verstärker bestehender Strukturen sein – im positiven wie im negativen Sinne.

Die Kompetenzfrage

Ein weiterer zentraler Punkt der Diskussion betrifft die Kompetenzen in der Verwaltung. Die Realität von KI-Technologien ist in vielen Aus- und Fortbildungsprogrammen der Verwaltung bislang noch kaum angekommen. Gleichzeitig wächst der Bedarf an Menschen, die sowohl Verwaltungspraxis als auch technologische Möglichkeiten verstehen. Das betrifft nicht nur technische Kompetenzen, sondern auch organisatorische und strategische Fragen: Wo kann KI sinnvoll eingesetzt werden? Wo sind ihre Grenzen? Welche Prozesse eignen sich überhaupt für Automatisierung?

Ohne entsprechende Kompetenzen wird es schwierig sein, KI-Anwendungen sinnvoll zu entwickeln, zu beschaffen oder zu steuern. Die Diskussion machte daher deutlich: Technologie allein reicht nicht.

Der Einsatz von KI erfordert auch einen Kultur- und Kompetenzwandel in der Verwaltung. Pointiert formuliert stand am Ende der Diskussion deshalb eine provokante Frage im Raum: Brauchen wir in Zukunft vielleicht eher gute KI als Ersatz für schlecht ausgebildete Sachbearbeitung – oder sollten wir stärker in Kompetenzen investieren, damit Verwaltung und Technologie sinnvoll zusammenspielen? Wahrscheinlich liegt die Antwort – wie so oft – irgendwo dazwischen.

Was bleibt hängen nach zwei Konferenztagen?

Was bleibt und motiviert sind in jedem Fall die tollen Gespräche – mit alten Weggefährten, mit Menschen, die man lange nicht gesehen hat, und mit vielen neuen Kontakten.

Der Kongress Digitaler Staat hat auch in diesem Jahr wieder gezeigt: Die technischen Möglichkeiten für eine digitale Verwaltung sind längst vorhanden.

Die eigentlichen Herausforderungen liegen an anderer Stelle:

• in der Struktur staatlicher Aufgaben
• in der Gestaltung von Regulierung
• in der Organisation von Verwaltungsprozessen
• und in den Kompetenzen der Mitarbeitenden

Digitale Verwaltung ist kein IT-Projekt.
Sie ist eine Organisations- und Strukturreform des Staates.